Le travail de rédaction d’un document aussi important qu’un compte rendu demande temps et minutie. Ainsi est-il légitime de se demander avant tout comment rédiger un compte rendu. Un compte rendu se rédige en deux étapes : l’étape préparatoire de la prise de notes et l’étape de rédaction des notes prises pendant la réunion. Afin de savoir comment rédiger un compte rendu dans les règles de l’art, n’hésitez pas à appeler un spécialiste en la matière.
Comment prendre des notes pour rédiger un compte rendu ?
La prise de notes reste un exercice difficile pour une personne inexpérimentée. La pratique est d’autant plus difficile pour quelqu’un qui est susceptible de participer aux débats lors de la réunion. Le preneur de notes doit retenir l’essentiel des discussions souvent houleuses et des décisions qui ne sont pas toujours prises à l’unanimité. La prise de notes requiert la connaissance de procédés pratiques (code d’abréviations ; usage des marges et des interlignes pour les ajouts ultérieurs ; utilisation de formulaires pré remplis lors de prises de décisions et de votes). Le preneur de notes doit en outre veiller à attribuer les propositions à des locuteurs précis afin de ne pas risquer de faire des contresens lors de la rédaction.
La prise de notes peut être complétée par un enregistrement de la réunion. Il arrive en effet que les participants ne s’entendent pas sur les propos qui ont été tenus lors d’une réunion. Qu’il s’agisse d’un engagement, d’une question posée et restée sans réponse, d’un calendrier décidé collégialement, du terme exact employé pour qualifier un fait, ou encore du résultat d’un vote, la mémoire sélective des membres d’une réunion ou du preneur de notes peut retarder la rédaction d’un compte rendu.
Comment utiliser ses notes pour rédiger un compte rendu ?
Les notes ne constituent pas le compte rendu, mais la base qui permettra de le rédiger. A partir des notes informationnelles, le rédacteur retranscrit dans un style précis et objectif les propos tenus en réunion. Le compte rendu est rédigé au présent de l’indicatif et sous la forme impersonnelle (l’emploi du je ou du nous est réservé au verbatim et inscrit entre guillemets). Les propos de registre familier ou de style oral doivent être repris dans un style soutenu et littéraire. Les discussions doivent être résumées et synthétisées. Les propositions, décisions et votes sont retranscrits et mis en valeur (italiques, retrait, encadrés, par exemple).
Les verbes suivants peuvent être utilisés pour exposer les faits, par exemple :
- présenter ;
- ajouter ;
- indiquer ;
- expliciter.
Les verbes suivants peuvent être utilisés pour exprimer les opinions, par exemple :
- affirmer ;
- défendre ;
- demander.
Le travail de rédaction peut être confié à un spécialiste qui assiste à la réunion et/ou enregistre les débats et sait comment rédiger un compte rendu. Faire appel à un prestataire constitue un gain de temps et du confort durant la réunion. Chaque participant peut y participer et n’a plus besoin de rester en retrait pour prendre des notes. Enfin, faire appel à un prestataire permet l’approbation rapide des comptes rendus et évite l’accusation de partialité dans la retranscription des débats. Vous pouvez solliciter un devis pour la rédaction d’un compte rendu.
JUIN