Il est toujours possible de donner les meilleurs conseils pour effectuer un compte rendu, si la prise de notes n’a pas été, au préalable, bien pensée et bien effectuée, il sera difficile, ensuite, de rédiger comme il se doit ce procès-verbal de réunion. Quelques conseils sur cette prise de note ne sont donc pas superflus.
Réaliser une prise de note
Pour effectuer sa prise de note, il faut, tout d’abord une méthode, ensuite une bonne mémoire et, enfin, une bonne structuration.
De la méthode car, à moins d’enregistrer les débats ou d’avoir suivi des cours de sténo, vous allez devoir savoir choisir l’essentiel et ne rien oublier, tout en continuant à écouter pour ne rien laisser passer d’important. Pour cela, par exemple, vous vous habituerez à écrire des mots-clés, sans phrases, à faire utilisation d’abréviations, etc.
Et c’est là que la mémorisation devra faire son effet car, à partir de ces mots-clés, vous devrez pouvoir reconstituer la présentation ou les débats qui se sont déroulés.
Enfin, la structuration aura toute son importance car, comment vous y retrouver si aucun plan n’émane de votre prise de note, plan qui peut s’effectuer autour des thèmes abordés, autour des intervenants, etc. Numéroter des paragraphes, indiquer les intervenants (avec les initiales pour plus de rapidité), flécher des liens ou des réponses, etc. Meilleure sera la structure de vos écrits, plus facile sera votre réalisation d’un compte rendu et meilleure seront vos écrits.
Réussir une prise de note
Pour bien réussir votre prise de note, il est important d’avoir anticipé la réunion en prenant connaissance, si possible, de l’ordre du jour et en vous renseignant sur les sujets qui seront abordés pour ne pas être pris par surprise par des expressions très professionnelles. Tout ce qui permettra d’anticiper la prise de note pourra, aussi, être le bienvenu : comme, déjà, noter la date, le lieu, les intervenants, les titres, les sous-titres… et tous les éléments qui peuvent, déjà, être en votre possession. En fait, la prise de note, si elle doit être efficace, doit avant tout vous permettre d’aller vite et de savoir vous y retrouver ensuite.
JAN