Il est recommandé, pour n’importe quel type de réunion, formelle ou informelle, d’établir un compte rendu. Il servira ainsi de trace écrite et rappellera, à chacun des participants, ses remarques et, éventuellement, ses engagements. Ce compte rendu évitera tout litige et permettra d’informer, également, les membres du personnel des dispositions décidées en groupe.
Les données incontournables
Lors d’une réunion, les tous premiers éléments à noter sont les noms et éventuellement qualités des personnes présentes. Vous devrez également préciser les absents, en spécifiant s’ils sont ou non excusés. Pour plus de facilité, vous pourrez d’ailleurs établir votre liste au préalable pour ne plus avoir qu’à la compléter le jour de la réunion.
Il est ensuite conseillé d’intégrer les sujets qui avaient été, lors de la précédente réunion, mis à l’ordre du jour, en stipulant l’état d’avancement de ces données. Cela permettra, en effet, de suivre la progression des actions menées ou de celles à poursuivre.
Tout au long de la séance, il vous incombera de relever les différentes interventions des participants. Vous pourrez y adjoindre les documents que ces intervenants auront fourni. A vous également, de prendre en note les actions qui seront à effectuer ainsi que les noms des personnes nommées pour les accomplir. Un résumé, sous forme de tableau, par exemple, peut vous permettre d’apporter de nombreuses informations de manière claire et efficace.
Les petits trucs
Au-delà des traditions et obligations, il existe un certain nombre d’astuces qui, entre facilité et efficacité, vont permettre de bien effectuer la tâche de secrétaire de séance. Ainsi, pourquoi ne pas partir d’un modèle standard où seront, déjà, répertoriés les chapitres habituels, avec une liste des personnes convoquées qu’il suffira de cocher, par exemple, avec un ordre du jour déjà en place, et tout ce qui pourra faciliter la rédaction et l’accélérer.
De même, il est fortement conseillé de rédiger un compte rendu, à chaud, dans la suite proche de la réunion afin de pouvoir pallier, si nécessaire, à une absence de note, lorsque les interventions de chacun sont encore en mémoire.
Il peut aussi être possible d’enregistrer, si les membres présents l’acceptent, ou prendre en photo certains documents.
Enfin, il est fortement conseillé d’envoyer rapidement ce compte rendu, afin que chacun puisse effectuer les missions décidées lors de la réunion.
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